こんにちは、大阪駅前の税理士法人トップ財務プロジェクトの岩佐孝彦です。
本日の一冊はコチラ！
『40代を後悔しない50のリスト《時間編》』大塚寿著（ダイヤモンド社）
ドラッカーは『経営者の条件』でこのように言っています。
「成果を上げる者は仕事からスタートしない。時間からスタートする」
すべての基本は時間なんですね。
それでは、本日の赤ペンチェックを見てみましょう。
▼40代を一言で表現すれば、それは「両立世代」だといえます。
「仕事と家庭」の両立から「自分の仕事と部下のマネジメント」の両立、
「自己実現と出世」の両立、さらには「夫と父」「妻と母」の両立まで、
一日中、天秤のバランスを取りながら過ごすことが求められるシビアな
世代です。
▼後悔しない40代の時間術『7つのルール』
①現実に即した作業時間や、自分の持ち時間を正確に見積もる
②見えない時間を【色分け】して見える化し、きちんと計画を立てる
ちなみに色分けとは、手帳などで色を書き分けるということではなく、
【出社前】【就寝前】【移動のスキマ時間】とか【企画をじっくり考える時間】
【報告書をまとめる時間】【のんびり過ごす自分時間】などのように、時間に
ラベルを貼って区分するという意味です。
③作業時間を区切り、【終わらせ方】を常に意識する
細かく分けた仕事を予定通り行うためには、一つひとつの作業に30分とか60分の
デッドラインを設定しておく必要があります。タイマーで作業時間を計るなどして
常にタイムリミットを意識した仕事のやり方を心がけることが求められています。
④自分にとって本当に重要なことを優先できるように【時間配分】を変える
⑤トレードオフの意識を持って【やめる】【捨てる】【数を絞る】
⑥ゴールを明確にした抜本的な【プロセス改善】を行う
分一人で仕事を抱え込んでいては遅かれ早かれパンクしてしまいます。
今とゴールを一気につなげられるような、達成への道筋を大きく変える工夫をする。
⑦習慣を手なずけ、パターン化によって生活をシンプルにする
▼忙しい40代でも時間を上手に使いこなしている人には、ある共通点があります。
それは「時間をねん出しよう」という発想ではなく、一日の時間割を「目的に合わせ
て作り変えている」ことです。つまり、時間を増やそうとするのではなく、自分の
持ち時間の中で、やるべきことに合わせて時間の配分を変えているのです。
▼Cさんは、帰りの時間を遅らせる元凶となっていたデスクワークを徹底的に午前中
に集約させて、その時間内で終わらせることを自分に課したそうです。それまでには、
残業のもとになる仕事を午後や夕方から始めて、結局終わらずに帰宅時間が遅くなる
という繰り返しだったそうですが、スタートを早めたことで問題はかなり解消したと
言います。
▼成果につながる仕事を見抜き、そこに集中力が最大化する時間帯を配分し、一気に
取り組む方法
①自分の【集中ゾーン】を最初に【コアタイム】として設定する
②やるべきタスク数を制限する
③他から邪魔されないように徹底ブロックする
▼頭を使う時間と手を使う時間、つまりは何かを生み出さなければならない【思考系の
仕事】と、書類作成やメール処理といった【作業系の仕事】といった色分けをしている
人も少なくありません。
▼予定を崩す原因
①見積もり時間が甘いこと
②想定外の仕事が生まれること
▼仕事は大体見積もった時間をオーバーしてしまうので、タスクの詰め込みスケジュール
を狂わす元凶です。Sさんの場合、午前中のコアタイムに重要度が高く、難易度の高い
もの、言い換えれば、最も頭の使う仕事を一つに絞って集中投下します。逆に生産性が
落ちる13時から15時30分には、外発的に集中力が高められるように来客のアポを入れたり、
顧客訪問や打合せを集約しています。さらに15時30分から終業時間までは、再び集中力が
復活して頭が切れてくるので、緊急度の高い仕事、例えば手際よく目の前のタスクを潰して
いくようなものや、判断業務、承認業務や部下のフォロー、午前中に折り返しにした電話へ
の対応、メールチェックなどもこの時間帯に行うようにしています。
▼勉強の時間を確保する方法
①勉強する【時間】と【場所】を固定する
②勉強時間を計画に組み込み【習慣】にする
③一度にすべてをやろうとせず【一点突破】から始める
▼【完コピ】がお勧めです。完コピとは、一つのものを繰り返して学ぶことですが、1冊の本
を暗記できるまで読み込む【バイブル読書】というやり方があります。たとえば、広告代理店
ならデビッド・オグルビーの「売る広告」だったり、何度も繰り返して読むこと、もしくは
常にそこに立ち戻って考えることです。それが新しいものに目移りして、時間を浪費せずに、
結果的に「物事の中心を捉える」上で最も効率的なのです。
▼身体をメンテナンスする時間を持つ方法
Jさんは今日強制的にジムに入会、週3回の予約をあらかじめスケジュールに組み込みました。
月水土の夜はジムの日と決めて、水泳とウエイトをメインに汗を流すようにしたのです。
この本を読んで、大いに時間管理について反省させられました。
今日も社長業を楽しみましょう。
